İyi bir randevu onay mesajında neler olmalı?
Onay mesajının işi belirsizliği almaktır. Şu parçaların hepsi yerinde olursa müşteri de siz de aynı randevuyu düşünürsünüz:
- Hizmet: tam adıyla (“saç kesimi”, “ilk muayene”, “online görüşme”).
- Gün, tarih ve saat: üçünü birlikte yazın (“Cuma, 7 Kasım, 14:30”); yalnızca “cuma” demek yanlış anlaşılmaya açıktır.
- Süre: müşteri ne kadar zaman ayırması gerektiğini bilsin.
- Fiyat: hizmete göre değişiyorsa bunu da belirtin.
- Adres ya da konum: online görüşmede bağlantının nasıl geleceği.
- İptal koşulu: varsa tek cümleyle (“en geç bir gün önce haber verirseniz taşıyabiliriz”).
- Net soru: “Onaylıyor musunuz?” gibi evet ya da hayırla yanıtlanabilecek bir cümle.
Bunların hepsi her işletmeye gerekmez; kuaför adres yazmayabilir, online danışman adres yerine bağlantı bilgisini yazar. Ama saat, süre ve fiyat bir arada olduğunda mesaj gerçekten bir özet olur. Müşteri onay verdikten sonra randevudan önce gidecek mesajlar için randevu hatırlatma mesajı örnekleri rehberine bakın; bu sayfa yalnızca onay, değişiklik ve iptal mesajlarını kapsar.
Genel randevu onay mesajı şablonu nasıl olmalı?
Aşağıdaki şablonlardaki işletme adı, kişi adı, tarih ve fiyatlar örnektir; kendi bilgilerinizle değiştirin. Örnek fiyatlar Benim Sekreterim’in fiyatı değildir. Hazır bir hatırlatma metni için ücretsiz randevu hatırlatma mesajı oluşturucu aracı da var.
Merhaba Ayşe Hanım, randevunuzu şöyle özetliyorum: [hizmet], [gün], [tarih] saat [saat], yaklaşık [süre], [fiyat]. Adres: [adres]. Uygunsa “Onaylıyorum” yazmanız yeterli; başka bir saat isterseniz söyleyin, yeniden bakalım.
Köşeli parantezli alanları doldurduğunuzda şablon her işletmeye uyar. Aşağıdaki örnekler bu iskeletin doldurulmuş hâlleridir.
Sektörlere göre randevu onay mesajı örnekleri
Şablonlar sektörlere yöneliktir; Benim Sekreterim müşterisinden mesajla randevu alan her işletmeyle çalışır, listede olmayan işletmeler de aynı iskeleti kendi hizmetlerine uyarlayabilir.
Kuaför ve berber
Merhaba Ayşe Hanım, Örnek Salon’da randevunuz: saç kesimi, cuma 7 Kasım saat 14:30, yaklaşık 45 dakika, 400 TL. Onaylıyor musunuz?
Güzellik salonu
Merhaba Elif Hanım, Örnek Güzellik’te cilt bakımı için cumartesi 8 Kasım saat 13:00’ü ayırdım; süre yaklaşık 60 dakika, ücret 900 TL. Bakımdan önce yüzünüzün temiz olması yeterli. Bu bilgilerle onaylıyor musunuz?
Klinik ve diş
Merhaba Mehmet Bey, Örnek Klinik’te ilk muayene randevunuz: salı 11 Kasım saat 10:00, yaklaşık 30 dakika, muayene ücreti 600 TL. Adres: Örnek Mah. Örnek Sok. No: 1. Randevuyu onaylıyor musunuz?
Diyetisyen ve psikolog (online görüşme)
Merhaba Zeynep Hanım, online görüşmeniz: çarşamba 12 Kasım saat 18:00, süre 50 dakika, ücret 1.200 TL. Görüşme bağlantısını randevu günü bu sohbetten ileteceğiz. Uygunsa “Onaylıyorum” yazar mısınız?
Özel ders
Merhaba Can Bey, matematik dersi için perşembe 13 Kasım saat 17:00’yi ayırdım; süre 60 dakika, ders ücreti 500 TL. Dersi bu saatte onaylıyor musunuz?
Restoran rezervasyonu
Merhaba, Örnek Restoran’da cumartesi 15 Kasım saat 20:00 için 4 kişilik rezervasyonunuzu şöyle özetliyorum: pencere kenarı masa, masa yaklaşık 2 saat size ayrılacak. Rezervasyonu onaylıyor musunuz?
Oto servis
Merhaba Ahmet Bey, Örnek Oto Servis’te periyodik bakım randevunuz: pazartesi 17 Kasım saat 09:00, yaklaşık 3 saat, tahmini ücret 3.500 TL (parça gerekirse önce size sorarız). Aracı o saatte getirmeniz yeterli. Onaylıyor musunuz?
Randevu değişikliği ve iptal onayı mesajı nasıl yazılır?
Taşıma ve iptal de takvimi değiştirir; bu yüzden aynı onay mantığına bağlamak gerekir: önce değişikliği yazın, sonra müşterinin açık kabulünü bekleyin. “Gelemiyorum” gibi bir mesajı doğrudan iptal saymayın; müşteri belki yalnızca ertelemek istiyordur.
Taşıma (saat değişikliği) onayı
Merhaba Ayşe Hanım, randevunuzu şöyle taşıyorum: saç kesimi, cuma 7 Kasım saat 14:30 yerine cumartesi 8 Kasım saat 11:00; süre ve ücret aynı (45 dakika, 400 TL). Yeni saati onaylıyor musunuz?
İptal onayı
Merhaba Ayşe Hanım, cuma 7 Kasım saat 14:30’daki saç kesimi randevunuzu iptal etmek üzereyim. Bunu onaylıyor musunuz? Onayınızdan sonra randevu iptal edilir; dilerseniz yeni bir gün için de bakabilirim.
İptal gerçekleştikten sonra
Randevunuz iptal edildi. Dilediğiniz zaman bu sohbetten yazarak yeni bir randevu alabilirsiniz.
Gelmeyen müşteri sorununu azaltmak için iptal koşulunu baştan yazmak iyi bir alışkanlıktır; yöntemlerin tamamı randevuya gelmeyen müşteri rehberinde.
Randevu onay mesajında hangi hatalardan kaçınılmalı?
- Eksik bilgi: yalnızca “yarın görüşürüz” demek. Gün, saat ve hizmet yazılmazsa müşteri farklı bir şey anlayabilir.
- Belirsiz soru: “Uygun mu?” yerine “Onaylıyor musunuz?” gibi tek ve net bir soru sorun. İki soruyu aynı mesaja koymak yanıtı karıştırır.
- Şartlı yanıtı onay saymak: “Olur ama biraz geç olsun” bir kabul değildir; yeni saati netleştirip özeti yeniden gönderin.
- Fiyatı saklamak: fiyat sonradan söylenirse itiraz çıkar. Değişebiliyorsa bunu açıkça yazın.
- Çok uzun mesaj: özet birkaç satırı geçmemeli; iptal koşulu ya da yol tarifi gibi uzun açıklamaları ayrı bir mesaja bırakın.
- Sessizliği onay saymak: yanıt gelmediyse randevu kesinleşmemiştir.
- Eski özeti geçerli saymak: müşteri özeti saatler sonra onaylarsa saat çoktan dolmuş olabilir; onay anında saati yeniden kontrol edin.
Benim Sekreterim’le onay nasıl işler?
Benim Sekreterim bu rehberdeki mantığı sohbetin içinde uygular. Sekreter hizmeti, günü, saati, süreyi ve fiyatı özetler. Müşteri ayrı bir mesajla açıkça kabul etmeden (“Evet”, “Olur”, “Onaylıyorum” gibi) takvime randevu yazılmaz. Şartlı ya da saati veya hizmeti değiştiren yanıtlar onay sayılmaz.
Kayıt anında saat, süre ve fiyat yeniden kontrol edilir; bu arada saat dolmuş ya da fiyat değişmişse randevu yazılmaz, yeni bir saat önerilir. Taşıma ve iptal de aynı kurala uyar: sekreter müşterinin kayıtlı randevusunu bulur, değişikliği özetler ve müşteri açıkça onaylayınca uygular. Kuralın ayrıntıları yapay zekâ randevu alabilir mi? rehberinde anlatılıyor.
Bu sayfadaki şablonları kendi yazışmalarınızda, örneğin telefondaki WhatsApp Business uygulamasından elle yazarken kullanabilirsiniz. WhatsApp kurulumu için WhatsApp randevu sistemi sayfasına bakın. Kurulumda işletme türünüzü seçersiniz; listede yoksa “Diğer” ile hizmetlerinizi süre ve fiyatıyla tanımlarsınız.
Dürüst olalım: Benim Sekreterim’in sınırları
- Onay özetini sekreter hazırlar; hizmet, süre ve fiyat sizin tanımladığınız hizmet listesinden gelir. Bu sayfadaki şablonlar sekreterin gönderdiği metni değiştirmez.
- Yalnızca yazılı mesajları yanıtlar; sesli mesaj ve fotoğrafın içeriği kaydedilmez ve yanıtlanmaz; panelde yalnızca metin dışı bir mesaj geldiği görünür.
- Yalnızca Türkçe yazar; telefon aramalarını henüz yanıtlamaz.
- Ödeme veya kapora almaz; kapora gerekiyorsa tahsilatı kendi yönteminizle yaparsınız.
- Randevular Benim Sekreterim panelindeki takvimde tutulur; Google, Apple ya da Outlook takvimine yalnızca salt okunur abonelikle eklenir, iki yönlü eşitleme yoktur.
Şablonları kullanırken nelere dikkat etmelisiniz?
Şablonlar bir başlangıçtır; üslubunuza ve müşterinize göre yumuşatın ya da kısaltın. Örnek fiyatlar, adlar ve tarihler gerçek değildir. Onay mesajı randevunun yalnızca yazılı kaydıdır; ödeme ya da kapora tahsilatı yerine geçmez.
Sık sorulan sorular
Randevu onay mesajı nedir?
Randevu onay mesajı, müşteriyle konuşulan randevunun hizmetini, gününü, saatini, süresini ve fiyatını tek bir yerde yazan ve müşteriden net bir kabul isteyen mesajdır. Amaç, iki tarafın aynı randevuyu düşündüğünden emin olmaktır.
Onay mesajında fiyat yazmak şart mı?
Şart değildir ama önerilir. Fiyat baştan yazılırsa müşteri neye evet dediğini bilir, sonradan “bu kadar sanmıyordum” tartışması azalır. Fiyat hizmete göre değişiyorsa “başlangıç fiyatı” ya da “tahmini fiyat” gibi bir ifadeyle bunu da belirtin.
Müşteri “olur ama” derse randevu onaylanmış sayılır mı?
Hayır. “Olur ama 15.00 olsun” gibi şartlı bir yanıt, önerdiğiniz saatin kabulü değil yeni bir tekliftir. Doğrusu yeni saati netleştirip özeti yeniden göndermek ve açık bir kabul beklemektir. Benim Sekreterim’de de şartlı ya da saati veya hizmeti değiştiren yanıtlar onay sayılmaz.
Randevu onay mesajı ile hatırlatma mesajı arasındaki fark nedir?
Onay mesajı randevu alınırken gider ve müşteriden kabul ister; hatırlatma mesajı randevudan önce gider ve müşteriyi bilgilendirir. Hatırlatma örnekleri için randevu hatırlatma mesajı örnekleri rehberine bakın.
Benim Sekreterim randevuyu müşteri onaylamadan kaydeder mi?
Hayır. Sekreter hizmeti, günü, saati, süreyi ve fiyatı özetler; müşteri ayrı bir mesajla “Evet”, “Olur”, “Onaylıyorum” gibi açıkça kabul etmeden takvime randevu yazılmaz. Kayıt anında saat, süre ve fiyat yeniden kontrol edilir.
Taşıma ve iptal için de onay gerekir mi?
Gerekir. Benim Sekreterim’de taşıma ve iptal de aynı kurala uyar: sekreter müşterinin kayıtlı randevusunu bulur, değişikliği özetler ve müşteri açıkça onaylayınca uygular. “Gelemiyorum” mesajı tek başına iptal sayılmaz.
Bu sayfadaki şablonlardaki fiyatlar Benim Sekreterim’in fiyatı mı?
Hayır. Şablonlardaki işletme adları, kişi adları, tarihler ve fiyatlar yalnızca örnektir; kendi bilgilerinizle değiştirin. Benim Sekreterim’in plan fiyatları için fiyatlar sayfasına bakın.
