Parça parça mesajları birleştirir
“Merhaba”, “yarın için”, “manikür olur mu?” diye arka arkaya gelen mesajları kısa bir sessizlik bekleyip birlikte okur ve tek bir yanıt verir. Müşteri yazarken fikrini değiştirirse son düzeltmeyi esas alır.
İşletmeler için WhatsApp yapay zekâ asistanı
WhatsApp randevu sistemi: mesajı sekreteriniz yanıtlasın, randevuyu müşteri onaylasın
Benim Sekreterim, WhatsApp’a gelen randevu mesajlarını Türkçe yanıtlayan bir yapay zekâ sekreterdir; kuaförden kliniğe, restorandan oto servise kadar müşterisinden mesajla randevu, rezervasyon ya da talep alan her işletmeyle çalışır. Numaranızı panelde QR kodla bağlarsınız; sekreter hizmetlerinize ve çalışma saatlerinize göre uygun saatleri önerir, müşteri “Onaylıyorum” yazınca randevuyu takviminize kaydeder. Numaranız değişmez, müşterileriniz uygulama indirmez; sekreter bilmediğini uydurmaz, size iletir.
Lila GüzellikBenim Sekreterim yanıtlıyor
Müşteri: Merhaba, cumartesi manikür için yer var mı?
Müşteri: Oje de olsun
Sekreter: Cumartesi 11.00, 13.30 ve 15.30 uygun. Hangisini tercih edersiniz?
Müşteri: 15.30
Sekreter: Manikür + oje · Cumartesi 15.30 (60 dakika, 450 TL). Bilgiler uygunsa “Onaylıyorum” yazın. Randevu henüz kaydedilmedi.
Müşteri: Onaylıyorum
Takvime yazıldıBağlantı WhatsApp numaranızı QR kodla nasıl bağlarsınız?
Mevcut numaranızı, panelde oluşturduğunuz QR kodu telefonunuzdaki WhatsApp’ın “Bağlı cihazlar” ekranından okutarak bağlarsınız; yeni bir numara ya da ayrı bir hat gerekmez. Normal WhatsApp ve WhatsApp Business ile çalışır; numaranız değişmez, müşterileriniz size yine aynı sohbetten yazar.
QR kodunu oluşturun
Panelde Entegrasyonlar bölümünden WhatsApp’ı seçin ve QR kodu oluşturun. Bağlayacağınız işletme telefonunu yanınızda tutun.
Telefonunuzdan okutun
Telefonunuzdaki WhatsApp’ta Bağlı cihazlar → Cihaz bağla adımlarını izleyip kodu okutun (iPhone’da Ayarlar, Android’de sağ üstteki ⋮ menüsü altında). Kodun süresi kısadır; dolarsa panelden yenisini oluşturursunuz.
Otomatik yanıtı açın
İlk bağlantıda otomatik yanıt kapalıdır. Hizmetlerinizi ve saatlerinizi girip yanıtları “Sekreterini dene” bölümünde denedikten sonra, hazır olduğunuzda açarsınız.
Randevu akışı WhatsApp’tan gelen mesaj randevuya nasıl dönüşür?
Benim Sekreterim’de yapay zekâ randevuyu kendi başına yazmaz, yalnızca öneri hazırlar. Kayıt, müşterinin ayrı onay mesajıyla yapılır; böylece müşterinin görmediği ve onaylamadığı bir randevu takviminize düşmez. Randevu yazılmasını istemiyorsanız sekreter yalnızca bilgi verip müşterinin talebini toplar ve size iletir.
Müşteri yazar
“Cumartesi manikür için yer var mı?” gibi bir mesaj sizin WhatsApp numaranıza gelir. Müşteri alıştığı sohbet ekranından kendi cümlesiyle yazar.
Sekreter saat önerir
Hizmetin süresine, çalışma saatlerinize, molanıza, kapalı günlerinize ve hazırlık payına bakar; takviminizde gerçekten boş olan en fazla üç saati sunar.
Özet gönderir
Müşteri saati seçince hizmet, gün, saat, süre ve fiyatı içeren bir özet gelir. Bu aşamada randevu henüz kaydedilmemiştir; öneri 15 dakika geçerlidir.
Onayla kaydedilir
Müşteri ayrı bir mesajla “Onaylıyorum”, “Evet” ya da “Tamam” gibi açık bir onay yazınca müsaitlik, süre ve fiyat yeniden kontrol edilir ve randevu panelinizdeki takvime yazılır. Şartlı ya da ek içeren yanıtlar onay sayılmaz.
Özellikler WhatsApp randevu asistanınız konuşmada neleri üstlenir?
Müşteriler WhatsApp’ta kısa, dağınık ve günün her saatinde yazar. Sekreter bu mesajları hizmet listeniz, takviminiz ve bilgi bankanızla yanıtlar; listenizde olmayan hizmetleri, cevabı bulunmayan soruları, yetkili isteyen müşterileri ve şikâyetleri size bırakır.
Gece gelen mesajı sabaha bırakmaz
Otomatik yanıt açıksa gece ya da hafta sonu yazan müşteri de sabahı beklemeden yanıt alır. Önerilen saatler yine çalışma saatlerinizin içinden seçilir.
Fiyat, adres ve ödeme sorularını yanıtlar
Fiyat ve süreyi hizmet listenizden; adres, ulaşım, ödeme ve hazırlık bilgisini bilgi bankanızda yayımladığınız kayıtlardan verir. Taslakta bekleyen bilgiyi kullanmaz.
Bilmediğini uydurmaz, size iletir
Listenizde olmayan bir hizmet ya da bilgi bankasında cevabı olmayan bir soru gelirse müşterinin kendi cümlesini alıntılayarak “Müşteri talepleri” listenize kaydeder; yanıtı siz verirsiniz.
Taşıma ve iptal de sohbetten
Müşteri randevusunu aynı WhatsApp sohbetinden taşımak ya da iptal etmek isteyebilir. Sekreter mevcut kaydı bulur, değişikliğin özetini gönderir ve yalnızca müşteri onaylarsa uygular.
İsteğe bağlı hatırlatma
Hatırlatma varsayılan olarak kapalıdır. Açarsanız, iznini kaydettiğiniz müşteriye randevudan 30 dakika, 1 saat, 2 saat ya da 1 gün önce WhatsApp’tan hatırlatma gider. Hatırlatma yalnızca otomatik yanıt açıkken, görüşmeyi devralmadıysanız ve müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderilebilir.
Kontrol sizde Görüşmeyi devralmak ve Instagram’ı aynı panelden yönetmek
Müşteri yetkili biriyle görüşmek isterse, şikâyet ederse ya da memnuniyetsizliğini belirtirse sekreter o görüşmede durur ve müşteriye “Talebinizi işletmeye ilettim” yazar; siz de panelinizde bildirim görürsünüz. Bildirimler yalnızca panel içinde görünür.
Devralın, sonra geri bırakın
Görüşmeler ekranından istediğiniz sohbeti devralırsınız; siz geri bırakana kadar sekreter o görüşmede yanıt vermez. Panelden yanıt, müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderilebilir. İşiniz bitince görüşmeyi kontrol ettiğinizi onaylayıp yeniden sekretere bırakırsınız.
Telefondan yazarsanız sekreter durur
Telefonunuzdaki WhatsApp’tan bir müşteriye kendiniz yanıt yazarsanız sekreter o görüşmede duraklar. Böylece müşteriye aynı anda iki ayrı yanıt gitmez.
Instagram aynı panelde
Instagram profesyonel hesabınızı da bağlarsanız DM’ler aynı kurallarla yanıtlanır. WhatsApp ve Instagram görüşmeleri, randevular ve müşteri talepleri tek panelde toplanır.
Karşılaştırma Menü tabanlı WhatsApp botu ile yapay zekâ sekreter arasındaki fark
İkisi de WhatsApp’ta otomatik yanıt verir. Fark, müşterinin nasıl yazdığında ve randevuya hangi kuralla karar verildiğindedir. Seçenekleri az ve sabit bir akışta menü botu yeterli olabilir; müşterileriniz kendi cümleleriyle yazıyorsa yapay zekâ sekreter bu mesajları menüye zorlamadan karşılar.
| Ölçüt | Menü / düğme tabanlı bot | Benim Sekreterim |
|---|---|---|
| Müşteri nasıl yazar? | Botun sunduğu numaralı seçeneklerden birini seçer; “Randevu için 1 yazın.” mesajına “1” diye yanıt verir. | Kendi cümlesiyle yazar: “Cumartesi öğleden sonra manikür olur mu?” |
| Menüde olmayan soru | Karşılığı tanımlanmamışsa genellikle anlamaz; müşteri seçeneklere geri döner. | Bilgi bankanızdaki yayınlanmış bilgiyle yanıtlar; cevap yoksa uydurmaz, talep olarak size iletir. |
| Arka arkaya mesajlar | Genellikle her mesajı ayrı bir giriş olarak işler. | Arka arkaya gelen mesajları kısa bir sessizlik bekleyip birlikte okur ve tek bir yanıt verir; müşteri fikrini değiştirirse son düzeltmeyi esas alır. |
| Saat önerisi | Önceden tanımlanmış adımlara ve seçeneklere bağlıdır. | Hizmet süresi, çalışma saatleri, mola, kapalı gün ve hazırlık payına göre en fazla üç boş saat önerir. |
| Randevunun kaydı | Akışın nasıl kurulduğuna bağlıdır. | Yalnızca müşterinin ayrı onay mesajından sonra; kayıt anında çakışma yeniden kontrol edilir. |
| Kurulum | Menü ağacını ve her adımın metnini siz tasarlarsınız. | Hizmetlerinizi, fiyatlarınızı, saatlerinizi ve bilgi bankanızı girersiniz; konuşmayı sekreter yürütür. |
Dürüst olalım WhatsApp kanalında bilmeniz gerekenler
Şu an yapmadıkları
- Yalnızca yazılı mesajları yanıtlar (en fazla 3000 karakter). Sesli mesaj, fotoğraf, konum ya da belge gelirse sekreter yanıtlamaz; panelde yalnızca metin dışı bir mesaj geldiği görünür. İçeriğe telefonunuzdaki WhatsApp’tan bakıp yanıtı kendiniz verirsiniz.
- Yalnızca birebir sohbetleri yanıtlar; WhatsApp gruplarındaki mesajlara yanıt vermez.
- Otomatik yanıtı açmadan önce gelmiş mesajları sonradan yanıtlamaz; eski sohbetleri topluca işlemez.
- Paketinizin aylık yanıt hakkı dolduğunda, paketin aşım fiyatı varsa sekreter ön ödemeli bakiyenizle devam eder; bakiye yoksa yeni mesajlara yanıt vermez, müşteriye mesajının alındığını ve işletmenin en kısa sürede dönüş yapacağını bildiren kısa bir mesaj gider, panelinizde de uyarı görürsünüz. Ayrıntılar Fiyatlar sayfasında.
- Telefon aramalarını henüz yanıtlamaz; sesli sekreter üzerinde çalışıyoruz. Ödeme veya kapora da almaz.
- Google Takvim ya da Outlook ile eşitlenmez; randevular Benim Sekreterim panelindeki takvimde görünür.
- Şu an yalnızca Türkçe yanıt verir.
Sık sorulanlar WhatsApp randevu sistemi için işletmelerin soruları
Benim Sekreterim’in menü tabanlı WhatsApp randevu botundan farkı ne?
Benim Sekreterim de WhatsApp’ta otomatik yanıt verir, ama menü tabanlı bir bot gibi müşteriden numaralı seçeneklerden birini seçmesini beklemez. Müşterinin kendi cümlesini anlar, takviminizdeki boş saatleri önerir ve randevuyu yalnızca müşteri özeti onayladıktan sonra kaydeder. Bilmediğini uydurmaz; soruyu müşteri talebi olarak size iletir.
Müşterilerimin bir uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. Müşterileriniz size her zamanki WhatsApp sohbetinden yazmaya devam eder; ek uygulama, bağlantı ya da form gerekmez. Yanıtlar sizin bağladığınız numaradan gider.
Gece gelen mesajlara da yanıt verir mi?
Evet. Otomatik yanıt açıksa gece ve hafta sonu gelen mesajlar da yanıtlanır. Müşteri gece yazsa bile randevu saatleri yalnızca çalışma saatleriniz içinden önerilir; molalarınız ve kapalı günleriniz hesaba katılır.
WhatsApp Business uygulamasıyla birlikte kullanabilir miyim?
Evet. Normal WhatsApp ya da WhatsApp Business numaranızı panelde QR kodla, WhatsApp’ın “Bağlı cihazlar” özelliğiyle bağlarsınız; numaranız değişmez ve telefonunuzdaki uygulamayı kullanmaya devam edersiniz. Bir müşteriye telefondan kendiniz yazarsanız sekreter o görüşmede durur; panelden yeniden sekretere bırakabilirsiniz. WhatsApp Business’ın karşılama ya da uzakta mesajları da telefondan giden yanıt sayılabilir ve sekreteri o görüşmede durdurabilir; bu yüzden otomatik yanıtı açtığınızda bu mesajları kapatmanızı öneririz.
Müşteri randevusunu WhatsApp’tan iptal edebilir mi?
Evet. Müşteri aynı sohbetten iptal ya da başka bir saate taşıma isteyebilir. Sekreter mevcut randevuyu bulur ve değişikliğin özetini gönderir; randevu ancak müşteri bunu ayrıca onaylarsa iptal edilir ya da yeni saate taşınır.
Randevu hatırlatması WhatsApp’tan gönderilir mi?
İsteğe bağlı olarak. Hatırlatma varsayılan olarak kapalıdır; açarsanız randevudan 30 dakika, 1 saat, 2 saat ya da 1 gün önce gider. Müşterinin iznini randevu kartından siz kaydedersiniz ve mesaj yalnızca müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderilebilir.
WhatsApp numaranızı bağlayın, randevu mesajlarını sekreteriniz yanıtlasın.
Hizmetlerinizi, fiyatlarınızı ve çalışma saatlerinizi tanımlayın; müşteri onayladığında randevu takviminize yazılsın.