Yapay zekâ sekreter ne yapar, ne yapmaz?
Yapay zekâ sekreter, resepsiyonun gün boyu tekrar eden işlerini üstlenir: soruları yanıtlar, uygun saati bulur ve randevuyu kaydeder; karar gerektiren işler işletmede kalır. Yapay zekâ asistanı, AI resepsiyonist ya da randevu botu adlarıyla da anılır.
Üstlendiği işler
- Fiyat, süre, adres ve çalışma saati sorularını işletmenin girdiği bilgilerle yanıtlamak.
- İstenen hizmete ve güne göre takvimdeki boş saatleri önermek.
- Randevuyu müşterinin açık onayıyla oluşturmak, taşımak ya da iptal etmek.
- Mesai dışında gelen mesajı ya da aramayı karşılamak.
- Yanıtlayamadığı talebi not alıp işletmeye iletmek.
Yapmaması gerekenler
- Bilmediği fiyatı, hizmeti ya da boş saati tahminle söylemek.
- Müşteri onaylamadan randevu yazmak veya değiştirmek.
- İndirim, istisna ya da şikâyet gibi işletmeye ait kararları kendi başına vermek.
- Tanı, ilaç ya da tedavi önermek.
- Kendini insan gibi tanıtmak.
Mesaj sekreteri ile telefon sekreteri arasındaki fark nedir?
Fark kanalda ve konuşma biçimindedir: mesaj sekreteri yazılı mesajları yanıtlar, telefon sekreteri gelen aramayı sesle karşılar. Hedef aynıdır; dikkat edilmesi gerekenler farklıdır.
Yapay zekâ mesaj sekreteri
Müşteri WhatsApp ya da Instagram’dan istediği an yazar, cevabı kendi temposunda okur. Mesajlar sık sık parça parça gelir (“yarın”, “saç kesimi”, “öğleden sonra olur mu?”); iyi bir mesaj sekreteri bunları tek istek olarak birleştirir. Saat, süre ve fiyat özeti ekranda durur, onay yazıyla verilir; sonradan bakılabilecek bir kayıt kalır.
Yapay zekâ telefon sekreteri
Telefon sekreteri arayan müşteriyle anlık konuşur: söyleneni anlar, yanıtı sesle iletir. Telefonu tercih eden müşteriler için doğal bir çözümdür. Buna karşılık gürültü, aksan ve söz kesme gibi sesli konuşmaya özgü zorluklar vardır; saat ve fiyatın doğru aktarıldığından ve onayın net alındığından emin olmak gerekir.
Yapay zekâ sekreter, sanal sekreterlik hizmetinden ve chatbottan nasıl ayrılır?
Sanal sekreterlik hizmetinde işi uzaktan çalışan insanlar yapar, kural tabanlı chatbot önceden kurulmuş menülerle ilerler; yapay zekâ sekreter ise serbest dili anlayan ama işletmenin kurallarıyla sınırlanan bir yazılımdır.
- İnsanlı sanal sekreterlik: Aramalarınız, işletmeniz hakkında bilgilendirilmiş bir ekibe yönlendirilir. Görevli not alır, mesaj iletir, anlaşmaya göre randevu da kaydedebilir. Avantajı insan yargısıdır; hizmet, anlaşmada belirlenen saatlerle sınırlıdır.
- Kural tabanlı chatbot: “Randevu için 1 yazın” gibi menüler ve anahtar kelimelerle çalışır. Kalıba uyan soruda işini görür; “cumartesi öğleden sonra kesim, fön de olsun” gibi serbest bir mesajda tıkanabilir.
- Yapay zekâ sekreter: Serbest isteği anlar, eksik bilgiyi sorar, hizmet listesi ve takvimle cevap verir. Bu esneklik net kurallar ister: ne zaman kayıt yapacağı ve ne zaman işletmeye devredeceği önceden belli olmalıdır.
| Ölçüt | Yapay zekâ mesaj sekreteri | Yapay zekâ telefon sekreteri | İnsanlı sanal sekreterlik | Kural tabanlı chatbot |
|---|---|---|---|---|
| Kanal | WhatsApp, Instagram DM gibi yazılı kanallar | Gelen telefon aramaları | Genellikle telefon | Web sitesi ve mesajlaşma uygulamaları |
| Konuşma biçimi | Serbest yazı, doğal dil | Sesli, anlık konuşma | Bir insanla görüşme | Menü, düğme ve anahtar kelimeler |
| Randevu | Takvime bağlıysa saat önerir; iyi kurulmuşsa yazılı onayla kaydeder | Takvime bağlıysa konuşurken saat önerip kaydedebilir | Görevli takvime bakar ya da talebi işletmeye iletir | Akış önceden kurulduysa sabit adımlarla alır |
| Bilmediği soruda | İyi kurulmuşsa uydurmaz, işletmeye iletir | İyi kurulmuşsa not alır ya da aramayı yönlendirir | Not alır, işletmeye iletir | Kalıp dışında tıkanır ya da başa döner |
| Kurulum | Hizmet, fiyat, saat ve bilgiler girilir; mesaj hesabı bağlanır | Hizmet ve takvim bilgisi girilir; hat ya da yönlendirme ayarlanır | Bilgi ve talimatlar ekibe aktarılır; çağrılar yönlendirilir | Her soru için menü ve akış tek tek hazırlanır |
Hangi işletmeye hangi sekreter uygun?
Müşterileriniz çoğunlukla yazıyorsa mesaj sekreteri, çoğunlukla arıyorsa telefon sekreteri; her görüşmede insan yargısı gerekiyorsa insanlı sanal sekreterlik daha uygundur. Kararı, müşterilerinizin size hangi kanaldan ulaştığı ve taleplerin ne kadar kalıplı olduğu belirler.
- Müşterileriniz daha çok WhatsApp veya Instagram’dan yazıyorsa mesaj sekreteri doğal bir başlangıçtır. Kuaförden kliniğe, restorandan oto servise kadar randevu, rezervasyon ya da bilgi talepleri mesajla gelen işletmeler bu gruptadır.
- Müşterileriniz yazmak yerine konuşmayı tercih ediyorsa telefon sekreteri daha uygundur.
- Talepler hassas, karmaşık ya da pazarlık içeriyorsa insanlı sanal sekreterlik veya kendi ekibiniz daha doğru seçimdir.
- Sorularınız az ve hep aynıysa ve randevu almıyorsanız hazır yanıtlar ya da basit bir menü botu yetebilir.
Seçenekler birbirini dışlamaz: mesajları yapay zekâ sekretere bırakıp telefonu kendiniz açabilirsiniz.
Yapay zekâ sekreter nasıl seçilir? Kontrol listesi
Yapay zekâ sekreter seçerken etkileyici bir tanıtıma değil, sekreterin yanlış bir şey yapmasını engelleyen kurallara bakın. Her ürüne şu soruları sorun:
- Takvim ve onay kuralları. Önerilen saatler takviminizden mi geliyor; çalışma saatleri, molalar, kapalı günler ve hizmet süresi hesaba katılıyor mu? Müşteri hizmet, gün, saat, süre ve fiyat özetini açıkça onaylamadan randevu yazılmamalı; “olabilir” gibi belirsiz yanıtlar onay sayılmamalı. Kayıt anında çakışma yeniden kontrol edilmeli; taşıma ve iptal de aynı kurala uymalı.
- Bilmediğini uydurmama. Fiyat, süre ve kurallar sizin girdiğiniz kaynaktan gelmeli; kaynakta olmayan soru tahminle yanıtlanmamalı, size iletilmeli.
- İşletmeye devretme. Müşteri yetkili isterse ya da şikâyet ederse görüşme size geçmeli; siz de istediğiniz an görüşmeyi devralabilmelisiniz.
- Türkçe doğal dil. Yazım hatalarını, “yarın 3 gibi” türünden ifadeleri ve parça parça gelen mesajları anlamalı; üslubu işletmenize göre ayarlanabilmeli.
- Kanallar. Müşterilerinizin kullandığı kanal destekleniyor mu, numaranız değişiyor mu, hangi hesap türü gerekiyor? Sesli mesaj ya da fotoğraf gelirse ne oluyor?
- Fiyat şeffaflığı. Ücret neye göre belirleniyor, kullanım sınırı aşılırsa ne oluyor? Fiyat ve kapsam yazılı ve açık olmalı.
Onay, çakışma kontrolü ve devretme kurallarının ayrıntısı için “Yapay zekâ randevu alabilir mi?” rehberine bakabilirsiniz.
Benim Sekreterim ne tür bir yapay zekâ sekreter?
Benim Sekreterim bir yapay zekâ mesaj sekreteridir: WhatsApp ve Instagram DM’den gelen yazılı müşteri mesajlarını Türkçe yanıtlar, telefon aramalarını ise henüz yanıtlamaz. Ürünün tamamını WhatsApp ve Instagram için yapay zekâ sekreter sayfamızda anlatıyoruz; kontrol listesine göre bugünkü durumu şöyle:
- Takvim: Saatleri Benim Sekreterim panelindeki takvimden önerir; çalışma saatleriniz, molanız, elle girdiğiniz kapalı günler, hazırlık payı ve aynı anda hizmet verebildiğiniz müşteri sayısı hesaba katılır. En fazla üç seçenek sunar.
- Onay: Hizmet, gün, saat, süre ve fiyat özetini gönderir; müşteri “Onaylıyorum”, “Evet” ya da “Tamam” yazmadan kayıt yapılmaz. Onay anında müsaitlik, fiyat ve süre yeniden kontrol edilir; taşıma ve iptal de onayla yapılır.
- Bilgi kaynağı: Fiyat ve süre hizmet listenizden, çalışma saatleri çalışma ayarlarınızdan, diğer bilgiler bilgi bankanızda yayımladığınız kayıtlardan gelir. Yanıtı olmayan soru, müşterinin kendi mesajından alıntıyla “Müşteri talepleri” listenize düşer.
- Devretme: Müşteri yetkili ister, şikâyet eder ya da vazgeçerse otomasyon o görüşmede durur ve panelde bildirim görürsünüz. Görüşmeyi istediğiniz an devralıp yeniden sekretere bırakabilirsiniz; panelden yanıtı müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderebilirsiniz.
- Dil ve üslup: Parça parça gelen mesajları birleştirip tek yanıt verir. Adını, karşılama mesajını ve üslubunu siz seçersiniz; kendini insan gibi tanıtmaz, sorulursa dijital sekreter olduğunu söyler.
- Kanallar: WhatsApp numaranız panelde QR kodla bağlanır ve değişmez; normal WhatsApp ve WhatsApp Business ile çalışır. Instagram için profesyonel hesap gerekir; bağlantı Instagram’ın kendi izin ekranından yapılır.
- Ücret: Paketler, sekreterin bir ayda müşterilerinize gönderdiği yanıt sayısına göre ayrılacak. Kesin fiyatları henüz açıklamadık; açıkladığımızda Fiyatlar sayfamızda KDV dahil olarak yayımlayacağız. Yeni hesaplar 7 gün ücretsiz dener, kart bilgisi istenmez.
Kuaför ve berberler, güzellik salonları, klinikler, restoran ve kafeler için hazır sektör ayarları vardır; bunlar yalnızca birer öneridir. Listede olmayan işletmeler kurulumda “Diğer” seçeneğiyle hizmetlerini süre ve fiyatıyla, çalışma saatlerini ve aynı anda kaç müşteriye hizmet verdiklerini kendileri tanımlar; isterlerse sekreter randevu yazmak yerine yalnızca bilgi verip talep toplar. Sektöre özel örnekler için kuaför, berber ve güzellik salonu randevu asistanı, klinik randevu asistanı ve restoran rezervasyon asistanı sayfalarına, WhatsApp’taki akış için WhatsApp randevu sistemi sayfasına bakabilirsiniz.
Şu an yapmadıkları
- Telefon aramalarını henüz yanıtlamaz; sesli sekreter üzerinde çalışıyoruz.
- Yalnızca yazılı mesajları yanıtlar. Sesli mesaj ve fotoğraf yanıtlanmaz; panelde yalnızca metin dışı bir mesaj geldiği görünür, bu müşterilere panelden siz yanıt verebilirsiniz.
- Yalnızca Türkçe yanıt verir.
- Google veya Outlook takvimiyle bağlantısı yok; randevular Benim Sekreterim panelindeki takvimde tutulur.
- Ödeme veya kapora almaz.
- Yanıtları yönergelerle sınırlanır ama her yanıtın hatasız olacağı garanti edilemez. Randevu ise yapay zekânın sözüyle değil, müşteri onayı ve çakışma kontrolünden geçtikten sonra kaydedilir.
Sık sorulan sorular
Yapay zekâ sekreter insan sekreterin yerini alır mı?
Tamamen değil. Tekrar eden soruları, uygun saati bulmayı ve randevu kaydını üstlenebilir; şikâyet, istisna ya da özel fiyat gibi karar gerektiren konular işletmede, yani sizde kalır. İyi kurulmuş bir yapay zekâ sekreter bu konuları işletmeye iletir; şikâyette ya da müşteri yetkili biriyle görüşmek istediğinde görüşmeyi işletmeye devreder.
Yapay zekâ sekreter telefona cevap verebilir mi?
Telefon sekreteri olarak tasarlanmış ürünler aramaları sesle karşılar; mesaj sekreterleri yalnızca yazılı kanallarda çalışır. Benim Sekreterim şu an WhatsApp ve Instagram mesajlarını yanıtlar; telefon aramalarını henüz yanıtlamaz, sesli sekreter üzerinde çalışıyoruz.
Chatbot ile yapay zekâ sekreter aynı şey mi?
Her zaman değil. “Chatbot” geniş bir terimdir: kural tabanlı chatbotlar önceden hazırlanmış menü ve anahtar kelimelerle ilerler, kalıbın dışındaki soruda tıkanır. Yapay zekâ sekreter ise serbest yazılmış mesajı anlar, işletmenin bilgileri ve takvimiyle yanıt verir; yine de randevuda müşteri onayı gibi net kurallara bağlı kalmalıdır.
Hangi işletmeler yapay zekâ sekreterden yararlanabilir?
Müşterisinden mesajla ya da telefonla randevu, rezervasyon veya bilgi talebi alan her işletme yararlanabilir: kuaförden kliniğe, restorandan oto servise kadar. Gün içinde benzer soruları tekrar tekrar yanıtlıyorsanız fayda daha belirgindir. Müşterileriniz daha çok yazıyorsa mesaj sekreteri, daha çok arıyorsa telefon sekreteri daha uygundur. Benim Sekreterim’de hazır sektör ayarı olmayan işletmeler “Diğer” seçeneğiyle kendi hizmetlerini tanımlar.
Müşteriye yapay zekâyla yazıştığı söylenmeli mi?
Evet; en azından müşteri sorduğunda dürüst bir cevap almalıdır. Benim Sekreterim kendini insan gibi tanıtmaz, sorulduğunda dijital sekreter olduğunu söyler. Adını ve karşılama mesajını siz belirlediğiniz için bunu karşılama mesajınızda baştan da yazabilirsiniz.