Mesai dışı mesajlar neden önemli?
Müşteriler randevuyu genellikle işi bitirdiklerinde, akşam ya da hafta sonu düşünür ve o anda yazar. Yanıt sabaha kalırsa müşteri bu arada başka bir işletmeye yazabilir ya da vazgeçebilir. Kesin bir oran vermiyoruz; bu işletmenize ve müşteri kitlenize göre değişir.
Mesai dışı yanıtın amacı her mesaja anında çözüm bulmak değil, müşteriye ne olacağını söylemek ve mümkünse işi o anda bitirmektir. Ne kadar kolay bir yoldan gideceğiniz, gelen mesaj sayınıza ve bu mesajların ne kadarının randevu olduğuna bağlıdır.
Mesai dışı mesajları karşılamanın seçenekleri nelerdir?
Aşağıdaki seçeneklerin bazılarını birlikte kullanabilirsiniz, ancak aynı numarada otomatik mesaj gönderen iki aracı aynı anda açmayın:
- Sabaha bırakmak: mesajı siz ertesi gün yanıtlarsınız.
- WhatsApp Business uzakta mesajı: telefondaki uygulamadan giden sabit bir metin.
- Instagram’ın kendi araçları: işletme hesabı için sunulan mesaj araçları; hangilerinin kendiliğinden yanıt verdiğini uygulamadan kontrol edin.
- Menü botu: müşteri seçenek seçer, bot hazır yanıt verir.
- Yapay zekâ sekreter: mesajı anlar, çalışma saatlerinize göre yanıt verir, onaylı randevu yazar.
Mesajları sabaha bırakmak yeterli mi?
Az mesaj alan ve mesajların çoğu acil olmayan işletmeler için sabaha bırakmak makul olabilir. Müşteriyle ilişkiniz kişiseldir ve gece telefonla uğraşmak zorunda kalmazsınız.
Nerede yetmez: randevu ve rezervasyon gibi hızlı karar verilen mesajlarda müşteri beklemeden başka yere yazabilir. Sabahki yoğunlukta gece gelen mesajların unutulma riski de size kalır.
WhatsApp Business uzakta mesajı ne yapar?
Uzakta mesajı, müsait olmadığınızı bildiren otomatik bir metindir. WhatsApp Business uygulamasında Planla seçeneğiyle her zaman, belirlediğiniz bir süre boyunca ya da yalnızca mesai saatleri dışında gönderilebilir; son seçenek için işletme profilinizde mesai saatlerinizi tanımlamış olmanız gerekir (WhatsApp Yardım Merkezi: Uzakta mesajlarını kullanma).
Mesajda ne zaman döneceğinizi ve varsa acil durumda nasıl ulaşılacağını yazabilirsiniz. Nerede yetmez: uzakta mesajı herkese aynı metni gönderir, müşterinin sorusunu okumaz, saat önermez ve randevu kaydetmez. Ayrıntılar ve diğer WhatsApp Business araçları için WhatsApp’tan otomatik randevu rehberine bakın.
Instagram’ın kendi araçları mesai dışında yeter mi?
Instagram işletme hesapları için hazır metin ve sık sorulan soru gibi mesaj araçları sunabilir; bunlar sabit metinle çalışır, hangilerinin kendiliğinden gittiği araca göre değişir; takvimi bilmez ve randevu kaydetmez. Araçların adı, kapsamı ve bulunduğu menü hesap türüne ve uygulama sürümüne göre değişebildiği için güncel durumu Instagram uygulamasındaki işletme ayarlarından ve Instagram Yardım Merkezi’nden kontrol edin.
Instagram DM’lerine otomatik yanıt verme yollarını ayrıca Instagram DM otomatik yanıt rehberinde anlattık; Benim Sekreterim’in Instagram desteği için Instagram randevu sistemi sayfasına bakabilirsiniz.
Menü botu mesai dışında işe yarar mı?
Menü botu, “Randevu için 1, fiyatlar için 2 yazın” gibi seçeneklerle gece de yanıt verir ve bir takvime bağlanırsa boş saatleri listeleyebilir. Genellikle ayrı bir yazılımla kurulur.
Nerede yetmez: müşteri menüye uymayan bir cümle yazdığında bot anlamayıp başa dönebilir; akışı tasarlamak ve her yeni hizmette güncellemek emek ister.
Yapay zekâ sekreter mesai dışında ne yapar?
Yapay zekâ sekreter mesai içinde ve dışında aynı şekilde çalışır: müşterinin serbestçe yazdığı mesajı anlar, çalışma saatlerinize ve takvime göre uygun saatleri önerir ve müşteri açıkça onaylayınca randevuyu kaydeder. Gece yarısı “Cumartesi öğleden sonra saç kesimi” yazan müşteri, o dilimde boş olan en fazla üç saati sabahı beklemeden görür.
Örnek bir gece konuşması (uydurma bir işletme ve örnek fiyat):
Müşteri (23.40): Merhaba, cumartesi öğleden sonra saç kesimi için yer var mı?
Sekreter: Merhaba! Cumartesi öğleden sonra için 13:00, 14:30 ve 16:00 uygun. Hangisini istersiniz?
Müşteri: 14:30
Sekreter: Saç kesimi için Cumartesi 14:30 uygun (45 dakika, 400 TL, örnek fiyat). Sizin için ayırayım mı?
Müşteri: Olur
Sekreter: Tamamdır, randevunuzu oluşturdum: Saç kesimi, Cumartesi 14:30. Görüşmek üzere!
Çalışma saatleriniz dışındaki saatlere öneri yapılmaz; yani mesaj geceyarısı gelse de önerilen saatler her zaman takvimdeki gerçek boş saatlerdir. Sekreter bilgi bankanızda olmayan bir soruda tahmin yürütmek yerine bilmediğini söyler ve soruyu müşterinin mesajıyla “Müşteri talepleri” listenize kaydeder; yetkiliyle görüşmek isteyen ya da şikâyet eden müşteriyi size devreder ve o görüşmede durur. Mesajın hangi kurallarla randevuya dönüştüğünü yapay zekâ randevu alabilir mi? rehberinde anlattık.
Nerede yetmez: sekreter yalnızca girdiğiniz hizmet, fiyat ve çalışma saatlerine göre çalışır; bilgi bankanızda olmayan konuları ve istisnaları siz yanıtlarsınız. Randevu yerine yalnızca talep toplamasını istiyorsanız talep modunu seçebilirsiniz.
Mesai dışı seçeneklerin karşılaştırması
Sabit metin seçenekleri müşteriyi karşılar ama randevu yazmaz; yapay zekâ sekreter gece de takvimden saat önerir ve onayla randevuyu kaydeder. Ayrıntılar kullandığınız ürüne göre değişebilir.
| Ölçüt | Gece yanıt verir mi? | Takvime göre saat önerir mi? | Sınırı |
|---|---|---|---|
| Sabaha bırakmak | Hayır | Hayır | Sabah siz yanıtlarsınız; müşteri bu arada başka yere yazabilir |
| WhatsApp uzakta mesajı | Sabit metin gider | Hayır | Soruyu okumaz, saat önermez; WhatsApp Business uygulaması gerekir |
| Instagram’ın kendi araçları | Araca ve hesap türüne göre değişir | Hayır | Hangi mesajın kendiliğinden gittiğini, hangisini sizin göndermeniz gerektiğini uygulamadan kontrol edin |
| Menü botu | Evet | Bağlanırsa | Menüye uymayan cümlede takılabilir; akışı siz tasarlarsınız |
| Yapay zekâ sekreter | Evet | Evet; çalışma saatlerinize göre | Yalnızca yazılı mesaj, yalnızca Türkçe; bilmediğini size iletir |
Mesai dışında devredilen konuları sabah nasıl görürsünüz?
Sekreterin sizi yönlendirdiği görüşmeler, yeni randevular ve yanıtlayamadığı sorular panelde Bildirimler bölümünde toplanır; sabah buradan başlayabilirsiniz:
- “Sekreter size yönlendirdi”: müşteri yetkiliyle görüşmek istediğinde ya da şikâyet ettiğinde görünür; açıklamada müşterinin mesajından alıntı yer alır. Müşteriye konunun işletme yetkilisine iletildiğini ve buradan dönüş yapılacağını söyleyen bir yanıt gider, o görüşmede sekreter durur ve yanıtı siz verirsiniz.
- “Yanıt bekliyor” ve “Hizmet talebi”: bilgi bankanızda yanıtı olmayan sorular ve listede olmayan hizmet istekleri; müşterinin kendi cümlesiyle listelenir.
- “Müşteri notu”: müşterinin işletmeye bıraktığı not; cevapsız soru değildir.
- “Yeni randevu”: gece müşterinin onayladığı randevular; hizmet ve saat ile gösterilir.
Bildirimden ilgili görüşmeyi açıp devralabilirsiniz; panelden yanıtı müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderebilirsiniz. Bu yüzden devredilen bir gece mesajına ertesi gün hemen dönmek önemlidir. Bildirimler panelde görünür; bu rehberde e-posta ya da telefon bildirimi vaat etmiyoruz.
Dürüst olalım: Benim Sekreterim’in sınırları
- Yalnızca yazılı mesajları yanıtlar; sesli mesaj ve fotoğrafın içeriği kaydedilmez, panelde yalnızca metin dışı bir mesaj geldiği görünür ve yanıtlanmaz.
- Şu an yalnızca Türkçe yanıt verir.
- Randevuyu müşterinin ayrı onay mesajıyla yazar; müşteri onaylamazsa gece de olsa randevu kaydedilmez.
- Bilgi bankanızda olmayan soruları yanıtlamaz, müşteri talebi olarak panelinize kaydeder; yetkili isteyen ya da şikâyet eden müşteriyi size devreder ve o görüşmede durur.
- Mesai dışında farklı bir yanıt metni ya da ayrı bir “kapalıyız” mesajı tanımlanmaz; sekreter çalışma saatlerinizi ve takvimi kullanarak yanıt verir.
- Telefon aramalarını henüz yanıtlamaz; ödeme ya da kapora almaz.
- Paketinizin mesaj hakkı dolar ve bakiyeniz yetmezse yeni mesajlara yanıt vermez; müşteriye mesajının alındığını ve işletmenin dönüş yapacağını bildiren kısa bir mesaj gider, bu durum panelde de bildirimle gösterilir.
Mesai dışı için hangi yolu seçmelisiniz?
Seçim, gece ve hafta sonu gelen mesaj sayınıza ve bu mesajların randevu olup olmadığına bağlıdır:
- Az mesaj geliyor, acelesi yoksa: sabaha bırakmak ya da bir uzakta mesajı yeter.
- Çoğu mesaj aynı bilgi sorularıysa: sabit metinli araçlar yükü azaltır; ama hangi metnin kendiliğinden gittiğini, hangisini sizin göndermeniz gerektiğini aracın ayarlarından kontrol edin.
- Gece ve hafta sonu randevu istenmesi sık oluyorsa: takvime bağlı bir seçenek gerekir; serbest yazılan mesajı sohbette onaylı randevuya çeviren bir yapay zekâ sekreter bunu karşılar.
- Hassas ya da karar gerektiren konular çoksa: hangi aracı seçerseniz seçin devredilen görüşmeleri sabah kimin yanıtlayacağını önceden belirleyin.
Benim Sekreterim, müşterisinden mesajla randevu, rezervasyon ya da talep alan her işletmeyle çalışır. Kurulumda işletme türünüzü seçin; listede yoksa “Diğer” ile hizmetlerinizi süre ve fiyatıyla tanımlayın. WhatsApp kurulumu için WhatsApp randevu sistemi sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
Mesai dışında gelen müşteri mesajlarına yanıt vermezsem ne olur?
Müşteri sabaha kadar beklemeyip başka bir işletmeye yazabilir; özellikle randevu gibi hızlı karar verilen konularda ilk yanıt veren avantajlı olur. Kesin bir oran vermiyoruz, çünkü bu işletmeden işletmeye değişir; ama mesai dışı mesajları karşılamak kayıp riskini azaltır.
WhatsApp uzakta mesajı mesai dışı için yeterli mi?
Müşteriye ne zaman döneceğinizi söylemek için yeterli olabilir, ama takvimi bilmez ve soruyu okumaz. WhatsApp Business uygulamasında uzakta mesajını yalnızca mesai saatleri dışında gönderilecek şekilde planlayabilirsiniz; bunun için işletme profilinizde mesai saatlerinizin tanımlı olması gerekir. Randevu yine sabah size kalır.
Yapay zekâ sekreter gece randevu alır mı?
Evet, müşteri onaylarsa alır. Benim Sekreterim gece de gelen mesajı yanıtlar, çalışma saatlerinize ve takvime göre en fazla üç uygun saat önerir ve müşteri özeti ayrı bir mesajla onaylayınca randevuyu kaydeder. Onay gelmezse hiçbir randevu yazılmaz.
Mesai dışında sekreter bilmediği bir soruyla karşılaşırsa ne yapar?
Cevabı uydurmaz. Benim Sekreterim bilgi bankanızda yanıtı olmayan soruyu müşterinin kendi mesajıyla “Müşteri talepleri” listenize kaydeder ve müşteriye bunu ilettiğini söyler. Müşteri yetkiliyle görüşmek isterse ya da şikâyet ederse görüşmeyi size devreder ve o görüşmede durur.
Sabah gece neler olduğunu nereden görürüm?
Panelde Bildirimler bölümünden. Yeni randevular, sekreterin sizi yönlendirdiği görüşmeler ve yanıt bekleyen müşteri talepleri burada listelenir; Görüşmeler ekranından ilgili yazışmayı açıp devralabilirsiniz. Yeni randevu bildirimleri son 30 günü kapsar; yanıt bekleyen açık talepler ise süre sınırı olmadan listelenir.
Mesai dışında hem WhatsApp uzakta mesajı hem sekreter açık olabilir mi?
Önermiyoruz. Uzakta mesajı telefonunuzdaki WhatsApp Business uygulamasından gönderilir; Benim Sekreterim telefonunuzdan giden ve kendisinin göndermediği mesajları sizin yanıtınız sayar, bu yüzden o görüşmede durabilir ve müşteri iki otomatik yanıt alabilir. Sekreteri açmadan önce uzakta ve karşılama mesajlarını Araçlar sekmesinden kapatın.