İyi bir randevu hatırlatma mesajı nasıl yazılır?
İyi bir hatırlatma mesajı kısa, nazik ve eyleme yönelik olur. Şu dört parçayı içermesi yeterlidir:
- Kim: işletme adı, müşterinin hemen tanıması için.
- Ne ve ne zaman: hizmet, gün ve saat.
- Ne yapmalı: gelecekse bir şey yapması gerekmediğini, gelemeyecekse nasıl haber vereceğini söyleyin.
- Gerekirse tek not: adres, hazırlık ya da ödeme koşulu gibi tek bir bilgi.
Tehdit eden ya da suçlayan ifadelerden kaçının; müşteri randevusuna gelmediğinde ne yapılacağı için randevuya gelmeyen müşteri rehberine bakabilirsiniz.
Randevu hatırlatma mesajı ne zaman gönderilmeli?
Çoğu işletme için randevudan bir gün önceki bir mesaj ve gerekirse birkaç saat önceki kısa ikinci bir mesaj yeterlidir. Bir gün önceki mesaj müşteriye iptal etmek ya da taşımak için süre bırakır, böylece boşalan saati başka bir müşteriye açabilirsiniz; aynı gün mesajı ise unutmayı önler.
- 1 gün önce: klinik, danışmanlık, oto servis gibi önceden hazırlık gerektiren randevular. Benim Sekreterim’de randevu günler önceden alındıysa 24 saat kuralı yüzünden bu hatırlatma gönderilmeyebilir; panelde nedeniyle “Gönderilmedi” görünür.
- 2 saat önce: kuaför ve güzellik gibi aynı gün kısa hatırlatma yeterli olan işler.
- 30 dakika ile 1 saat önce: restoran gibi son dakika teyidi isteyen rezervasyonlar.
Sektörlere göre randevu hatırlatma mesajı örnekleri
Aşağıdaki metinler örnektir; işletme adı, hizmet ve saatleri kendinize göre değiştirin. Hepsi iptal ya da taşıma yolunu içerir. Bu sayfadaki örnekler sektörlere yöneliktir; Benim Sekreterim müşterisinden mesajla randevu alan her işletmeyle çalışır.
Kuaför ve berber
Merhaba Ayşe Hanım, yarın saat 14:30’da Örnek Salon’da saç kesimi randevunuz var. Gelemeyecekseniz ya da saati değiştirmek isterseniz bu sohbetten yazmanız yeterli. Görüşmek üzere!
Klinik
Merhaba, Örnek Klinik’te yarın saat 10:00’da muayene randevunuzu hatırlatırız. Gelemeyecekseniz lütfen en geç bugün bu sohbetten haber verin; saati başka bir güne taşıyabiliriz.
Restoran ve kafe
Merhaba, bu akşam 20:00’de 4 kişilik rezervasyonunuzu hatırlatırız. Kişi sayısı değişirse ya da gelemezseniz lütfen bu sohbetten yazın; masanızı yeniden planlayalım. Sizi bekliyoruz.
Güzellik salonu
Merhaba, Örnek Güzellik’te cumartesi 13:00’teki cilt bakımı randevunuzu hatırlatırız. Randevu için yüzünüz temiz gelirse yeterli. İptal ya da saat değişikliği için bu sohbetten bize yazabilirsiniz.
Danışmanlık
Merhaba, Örnek Danışmanlık’la yarın 16:00’daki görüşmenizi hatırlatırız. Süre 45 dakikadır. Gelemeyecekseniz ya da başka bir saat isterseniz bu sohbetten yazmanız yeterli; uygun saatleri paylaşalım.
Oto servis
Merhaba, Örnek Oto Servis’te perşembe 09:00’daki bakım randevunuzu hatırlatırız. Aracı o saatte getirmeniz yeterli. Randevuyu iptal etmek ya da başka bir güne taşımak isterseniz bu sohbetten yazabilirsiniz.
WhatsApp’ta hatırlatma mesajı kuralları nelerdir?
Meta’nın WhatsApp Business Platform belgelerine göre bir kullanıcı size mesaj yazdığında 24 saatlik bir müşteri hizmetleri penceresi açılır ve her yeni müşteri mesajı bu süreyi yeniler; pencere kapandığında yalnızca önceden onaylı şablon mesajlar gönderebilirsiniz. Belgeler ayrıca yalnızca mesaj almayı kabul etmiş kullanıcılara yazabileceğinizi belirtir (Meta: Mesaj gönderme). Pratikte: hatırlatmayı müşterinin izniyle ve mümkünse müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderin. Kurallar değişebilir; güncel halini Meta’nın belgelerinden kontrol edin.
Randevu hatırlatma nasıl yapılır?
Randevu hatırlatmayı üç şekilde yapabilirsiniz; işletmenin randevu sayısına göre seçin:
- Elle: her gün ertesi günün randevularına kendiniz yazarsınız. Az randevusu olan işletmeler için yeter; unutma riski size kalır.
- Randevu programı ya da hatırlatma uygulaması: takvime bağlı araçlar hatırlatmayı randevu saatine göre kendiliğinden gönderir. Sağlayıcı kurallarına ve müşterinin iznine dikkat edin.
- Yapay zekâ sekreter: randevuyu sohbette alan sekreter, aynı sohbetten hatırlatmayı da gönderir.
Benim Sekreterim otomatik randevu hatırlatması nasıl çalışır?
Benim Sekreterim, panelde açtığınızda randevudan önce müşteriye aynı WhatsApp ya da Instagram sohbetinden hatırlatma mesajı gönderir. Hatırlatma isteğe bağlıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Panelde Bildirimler bölümünün Randevu hatırlatmaları sekmesinden açar ve ne zaman gönderileceğini seçersiniz:
- 30 dakika önce
- 1 saat önce
- 2 saat önce
- 1 gün önce
Hatırlatmanın gitmesi için şu koşulların hepsi gerekir:
- Müşteri izni: hatırlatma yalnızca bu görüşme için müşterinin hatırlatma izni panelde kaydedilmişse gönderilir. İzni, bekleyen randevunun altındaki “Müşteri bu sohbetten randevu hatırlatması istedi.” kutusuyla siz kaydedersiniz.
- 24 saat kuralı: müşterinin son mesajından sonraki 24 saat dolmamış olmalıdır; dolmuşsa hatırlatma gönderilmez.
- Kanal ve sekreter: kanal bağlı, kanalın otomatik yanıtı açık ve görüşme sekreterde olmalıdır. Siz görüşmeyi devralmışsanız hatırlatma gitmez.
- Zamanlama: hatırlatmayı açtığınız anda hatırlatma zamanı henüz gelmemiş randevular planlanır; iptal ve saat değişiklikleri eski hatırlatmayı kaldırır.
Ürünün gönderdiği metin şudur (işletme adı, tarih, saat ve hizmet panelden gelir; aşağıdakiler örnektir):
Örnek Salon: 7 Kasım 14:30 tarihindeki Saç kesimi randevunuzu hatırlatıyoruz. İptal etmek veya başka bir saate taşımak isterseniz bu sohbetten yazabilirsiniz.
Hatırlatmalar paneldeki plan kullanımına sayılmaz: panel, plan kullanımına yalnızca müşteriye gönderilen yapay zekâ yanıtlarının sayıldığını, elle yanıtların ve randevu hatırlatmalarının sayılmadığını gösterir. Plan ayrıntıları için fiyatlar sayfasına bakın; yeni hesaplar 7 gün ücretsiz dener, kart istenmez. Randevuya gelmeyen müşterileri azaltmanın diğer yolları randevuya gelmeyen müşteri rehberinde.
Hatırlatmanın sınırları
- Hatırlatma varsayılan olarak kapalıdır; siz açarsınız.
- Müşterinin bu görüşme için hatırlatma izni panelde kaydedilmediyse hatırlatma gönderilmez.
- Müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderilebilir; bu süre dolmuşsa hatırlatma gönderilmez.
- “Gönderildi” sağlayıcının gönderim kimliği verdiğini gösterir; teslim veya okunma teyidi değildir.
- Yalnızca yazılı mesajları yanıtlar; sesli mesaj ve fotoğrafın içeriği kaydedilmez ve yanıtlanmaz; panelde yalnızca metin dışı bir mesaj geldiği görünür.
- Google veya Outlook takvimiyle eşitlenmez; randevular Benim Sekreterim panelindeki takvimde tutulur.
- Telefon aramalarını henüz yanıtlamaz; ödeme veya kapora almaz.
Hatırlatma ve sekreter hakkında bilmeniz gerekenler
Benim Sekreterim bir randevu programı ya da salon yönetim yazılımı değildir: randevuları müşteriyle sohbette alır ve kendi takvimi ve paneliyle tutar. Çalışan bazında takvim, ödeme ya da kapora, paket takibi ve toplu SMS yoktur; randevular ortak takvime göre planlanır. Hatırlatma, müşterinin zaten yazdığı sohbete gider; müşterinin yazmadığı bir numaraya toplu hatırlatma göndermez.
Sık sorulan sorular
Randevu hatırlatma mesajı ne zaman gönderilmelidir?
Çoğu işletme için randevudan bir gün önce bir hatırlatma ve gerekirse birkaç saat önce kısa bir ikinci hatırlatma yeterlidir. Bir gün önceki mesaj müşteriye iptal ya da taşıma için zaman verir; aynı gün mesajı ise unutmayı önler. Benim Sekreterim’de 30 dakika, 1 saat, 2 saat ya da 1 gün önce seçeneklerinden birini seçersiniz.
Randevu hatırlatma mesajında neler bulunmalı?
İşletme adı, hizmet, gün ve saat ile iptal ya da taşıma yolu bulunmalıdır. Mesaj kısa ve nazik olmalı, müşteriye tek bir şey yapmasını söylemelidir: gelmek ya da haber vermek. Adres ve hazırlık bilgisi gibi eklemeler randevu türüne göre yazılabilir.
WhatsApp’ta müşteriye randevu hatırlatması göndermek serbest mi?
Meta’nın WhatsApp Business Platform (API) kurallarına göre otomatik mesaj gönderen araçlar, müşterinin son mesajından 24 saat sonra yalnızca onaylı şablon mesaj gönderebilir; telefondaki WhatsApp Business uygulamasından elle yazdığınız mesajlara bu kural uygulanmaz. Benim Sekreterim de hatırlatmayı yalnızca müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderir. Elle hatırlatma gönderiyorsanız da müşterinin izniyle göndermek en doğrusudur. Güncel kural için Meta’nın WhatsApp Business Platform belgelerine bakın.
Benim Sekreterim randevu hatırlatması gönderir mi?
Evet, isteğe bağlı olarak. Hatırlatma varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda 30 dakika, 1 saat, 2 saat ya da 1 gün önce seçeneklerinden birini seçersiniz. Yalnızca müşterinin hatırlatma izni panelde kaydedilmiş ve son müşteri mesajından sonraki 24 saatlik süre dolmamış görüşmelere gönderilir; randevu günler önceden alındıysa özellikle “1 gün önce” hatırlatması gönderilmeyebilir ve panelde “Gönderilmedi” görünür.
Otomatik hatırlatma mesaj hakkımdan düşer mi?
Hayır. Paneldeki plan kullanımı, müşteriye gönderilen yapay zekâ yanıtlarını sayar; elle yanıtlarınız ve randevu hatırlatmaları sayılmaz. Instagram’da ise beta süresince hatırlatmalar da aylık Instagram gönderim payından düşer. Plan fiyatları için fiyatlar sayfasına bakın.
Hatırlatma gitmeyen müşteri için ne yapmalıyım?
Panelde Bildirimler bölümünün Randevu hatırlatmaları sekmesi, her hatırlatmanın durumunu ve gitmeme nedenini gösterir. Müşterinin son mesajından 24 saat geçtiyse hatırlatma gitmez; müşteri size yeniden yazdığında süre yeniden başlar.