Yapay zekâ randevu alabilir mi? Güvenli bir akış nasıl kurulur?

Yapay zekâ randevu alırken nerede hata yapabilir?

Hatalar, modelin takvime ya da müşterinin gerçek cevabına bakmadan konuşmanın akışından tahmin yürüttüğü yerlerde çıkar. Akıcı bir cümle, içindeki saatin boş ya da fiyatın doğru olduğu anlamına gelmez. Randevu yazışmalarındaki riskli noktalar şunlardır:

• Uydurulan boş saat: Model takvime bakmadan “yarın 15.00 uygun” diyebilir. Müşteri o saate göre plan yapar, oysa o saat dolu olabilir.
• Çift randevu: İki müşteri aynı saati birkaç dakika arayla isteyebilir. Saat önerildiği anda boştur, ama kayıt anında yeniden kontrol yoksa aynı saate iki randevu yazılır.
• Yanlış fiyat veya süre: Model eski bir fiyatı kullanabilir, ek işlemi toplama katmayabilir ya da süreyi kısa tahmin edebilir. Süre yanlışsa sonraki randevular da kayar.
• Örtük onay: “Olur”, “olabilir” ya da “👍” gibi yanıtlar onay gibi okunabilir; ama müşteri hangi saate ve hangi fiyata evet dediğini netleştirmemiş olabilir.
• Geçmiş tarih: Müşteri “cuma” dediğinde geçen cuma ile gelecek cuma karışabilir. Geçmiş bir saate randevu açılmamalıdır.
• Kapalı gün ve mola: Düzenli kapanışlar (haftalık izin günü, öğle molası) ya da tek seferlik kapalı tarihler (bayram, tadilat) sistemde tanımlı değilse model bu zamanlara da saat önerebilir.

Ortak nokta, kararın modelin tahminine bırakılmasıdır. Çözüm, kritik bilgileri (saat, fiyat ve onayı) modelin dışına, kontrol edilebilir kurallara taşımaktır.

Güvenli bir randevu akışı adım adım nasıl kurulur?

Güvenli bir randevu akışında yapay zekâ konuşmayı yürütür, ama her kritik adım takvime ve müşterinin açık cevabına dayanır:

1. Takvimden doğrulanmış saat. Önerilen her saat takvimden okunur; çalışma saatleri, molalar, kapalı günler, hizmet süresi ve mevcut randevular hesaba katılır. Model örnek saat uydurmaz.
2. Az ve net seçenek. Müşteriye günün bütün boş saatleri sıralanmaz; birkaç uygun saat sunulur ve “Hangisini tercih edersiniz?” diye sorulur. Müşteri başka bir gün ya da daha geç bir saat isterse yeni arama yapılır.
3. Tek mesajda özet. Müşteri saati seçince hizmet, tarih, saat, süre ve fiyat bir arada yazılır. Örnek: Saç kesimi · Cumartesi 14.30 (45 dakika, 400 TL). Bilgiler uygunsa “Onaylıyorum” yazın.
4. Açık onay. Kayıt ancak müşterinin özetten sonra yazdığı ayrı ve net bir onay mesajıyla yapılır. Şartlı (“olur ama 15.00 olsun”), belirsiz (“olur”, “👍”) ya da özetten önce yazılmış yanıtlar onay sayılmaz.
5. Onay anında yeniden kontrol. Onay geldiğinde saat, süre ve fiyat bir kez daha kontrol edilir. Bu arada başka biri o saati aldıysa ya da fiyat değiştiyse kayıt yapılmaz.
6. Kayıt ve bildirim. Randevu işletmenin takvimine yazılır, müşteriye onayın uygulandığı bildirilir, işletme de randevuyu kendi ekranında görür.

Taşıma ve iptal de aynı yoldan geçmeli

Mevcut bir randevuyu taşımak ya da iptal etmek de takvimi değiştirir. Bu yüzden önce müşterinin gerçek kaydı bulunmalı, yeni saat ya da iptal özetlenmeli ve müşteri yine açıkça onaylamalıdır. “Pazartesi gelemiyorum” mesajı tek başına iptal sayılmamalıdır.

Öneri ne kadar süre geçerli olmalı?

Takvim sürekli değişir. Müşteri özeti görüp ancak bir saat sonra “Onaylıyorum” yazarsa önerilen saat çoktan dolmuş olabilir. Bu yüzden önerinin bir geçerlilik süresi olmalıdır; süresi dolan ya da bilgileri değişen bir öneriye gelen onay kayda dönüşmemeli, yeni bir öneri yapılmalıdır.

Randevu sürecinde insan nerede devrede kalmalı?

Yapay zekâ randevu asistanı rutin soruları üstlenmeli, karar ve sorumluluk gerektiren konuları işletmeye bırakmalıdır. İki durum özellikle önemlidir:

• Bilmediğini uydurmamak: Hizmet listesinde olmayan bir işlemin fiyatı ya da hiçbir yerde yazmayan bir kural sorulduğunda tahmin yürütülmemeli, soru müşterinin kendi cümlesiyle işletmeye iletilmelidir. Böylece işletme bağlamı kaybetmeden dönüş yapar.
• Görüşmeyi devralmak: Müşteri yetkili biriyle görüşmek istediğinde, şikâyet ettiğinde ya da memnuniyetsizliğini bildirdiğinde otomasyon durmalıdır. İşletme de istediği an konuşmaya girebilmeli ve hazır olduğunda görüşmeyi yeniden yapay zekâya bırakabilmelidir.

Mesaj sekreteri, telefon sekreteri ve kural tabanlı chatbot arasındaki farkları yapay zekâ sekreter nedir rehberinde ayrıca anlatıyoruz.

Randevu botu seçerken kontrol listesi

Bir randevu botunu seçmeden önce tanıtım cümlelerine değil, ürünün aşağıdaki sorulara verdiği cevaplara bakın. “Dikkat edilecek işaret” sütunundaki durumlardan biri varsa o sistemde onaysız ya da çakışan kayıt, yanlış fiyat veya uydurma bilgi riski vardır.

Benim Sekreterim bu kuralları nasıl uyguluyor?

Benim Sekreterim’de yapay zekâ randevuyu kendisi kaydetmez; yalnızca öneri hazırlar. Kaydı, müşterinin ayrı onay mesajından sonra sunucu yapar.

• Saat önerisi: Uygun saatler takvimden okunur: haftalık çalışma saatleriniz, günlük molanız, elle girdiğiniz kapalı tarihler, hizmet süresi, hazırlık payı ve aynı anda hizmet verebildiğiniz müşteri sayısı hesaba katılır. Müşteriye en fazla üç saat sunulur; geçmiş zamana ya da kapalı güne öneri yapılmaz.
• Sunucuda yazılan özet: Onay istenen özet metnini model değil sunucu oluşturur. Hizmet adı, ek seçenekler, süre ve fiyat hizmet kataloğunuzdan; tarih ve saat ise takvimde doğrulanan seçimden gelir.
• Onay ve ret: Yalnızca “Evet”, “Onaylıyorum”, “Evet onaylıyorum”, “Tamam” ve “Randevuyu onaylıyorum” onay sayılır; “Hayır”, “Vazgeç”, “Vazgeçtim” ve “Onaylamıyorum” öneriyi reddeder. Öneri müşteriye ulaşmadan yazılmış bir “Evet” dikkate alınmaz.
• 15 dakika ve onay anında kontrol: Her öneri 15 dakika geçerlidir. Onay geldiğinde fiyat, süre, müsaitlik ve kaydın güncelliği yeniden kontrol edilir. Süre dolduysa, saat dolduysa, fiyat değiştiyse ya da randevu bu arada güncellendiyse kayıt yapılmaz; yeni bir öneri gerekir.
• Sektöre özel kaynaklar: Restoranda kişi sayısına uygun masa, klinikte hizmete eşlenmiş hekim ve gerekiyorsa oda da aynı çakışma kontrolünden geçer. Ayrıntılar klinik randevu asistanı ve restoran rezervasyon asistanı sayfalarında.
• Talep ve devir: Sekreter, yönergesi gereği katalog dışı hizmetleri ve bilgi bankanızda yanıtı olmayan soruları müşterinin kendi mesajından alıntıyla “Müşteri talepleri” listenize kaydeder. Müşteri yetkili isterse, şikâyet ederse ya da memnuniyetsizliğini bildirip vazgeçtiğini söylerse görüşmeyi size devreder. Devir anında otomasyon o görüşmede durur, bekleyen öneri geçersiz olur, panelinizde bildirim görürsünüz ve müşteriye “Talebinizi işletmeye ilettim. Görüşmeyi işletme yetkilisi sürdürecek.” yanıtı gider. Bekleyen bir özete tek başına yazılan “Vazgeçtim” ise yalnızca o öneriyi reddeder.
• Talep modu: İsterseniz sekreter hiç randevu yazmaz; yalnızca talepleri toplayıp size iletir.

Bu akışın WhatsApp’taki karşılığını WhatsApp randevu sistemi sayfasında, örnek bir konuşmayı da ana sayfadaki deneme bölümünde görebilirsiniz.

Yönerge ve kayıt kuralı: hangisi neyi garanti eder?

Bir yapay zekâ randevu asistanında yönergeler modelin nasıl konuşacağını yönlendirir ama sonucu garanti etmez; kayıt kuralları ise sunucuda uygulanır ve model tarafından aşılamaz.

Yönergeler modelden kısa ve nazik yazmasını, bilmediğini uydurmamasını, kendini insan gibi tanıtmamasını, klinikte tanı ya da tedavi önermemesini ister. Yine de model bir yazım hatasını yanlış anlayabilir ya da bir bilgiyi eksik aktarabilir. Örneğin “Saç kesimi ne kadar?” sorusunun cevabını model kataloğunuza bakarak yazar; bu cevabın doğruluğu yönerge düzeyindedir. Onay özetindeki fiyat ise doğrudan katalogdan gelir ve sunucuda kontrol edilir.

Kayıt kuralları şunları kapsar: onay kelimeleri, öneri süresi, çakışma, fiyat ve süre kontrolü, geçmiş tarih ve kapalı gün engeli. Benim Sekreterim’de bir sohbet cümlesi hatalı olabilir; ama onaysız ya da kapasitenizi aşan bir randevu kaydı oluşmaz.

Pratikte bu şu anlama gelir: hizmet listenizi ve bilgi bankanızı güncel tutun, sekreterin yanıtlarını panelden düzenli okuyun ve gerektiğinde görüşmeyi devralın.

Sık sorulan sorular