Benim Sekreterim, WhatsApp ve Instagram’dan gelen müşteri mesajlarını yanıtlayan bir yapay zekâ sekreterdir; pilates, yoga, reformer ve dans stüdyoları gibi birebir seans ya da küçük grup dersi veren işletmeler için kullanılabilir. “Perşembe akşam yer var mı?”, “ders ücreti ne kadar?” gibi soruları Türkçe yanıtlar, en fazla üç uygun saat önerir. Müşteri açıkça onaylayınca randevuyu panelinizdeki takvime kaydeder.
Müşteri: Perşembe akşam reformer grup dersi için yer var mı?
Sekreter: Perşembe 18:00, 19:00 ve 20:00 uygun. Hangisini tercih edersiniz?
Müşteri: 19:00
Sekreter: Reformer grup dersi için Perşembe 19:00 uygun (50 dakika, 450 TL). Sizin için ayırayım mı?
Müşteri: Olur
Sekreter: Tamamdır, randevunuzu oluşturdum: Reformer grup dersi, Perşembe 19:00. Görüşmek üzere!
Takvime yazıldıSekreter ders süresi ve fiyat sorularını hizmet listeniz ve takviminizle, adres, kıyafet ya da paket gibi diğer soruları bilgi bankanızla yanıtlar; uygun saati önerir, randevuyu yalnızca müşteri onaylayınca kaydeder. Bu sayfadaki örnekler stüdyolara yöneliktir; Benim Sekreterim müşterisinden mesajla randevu, rezervasyon ya da talep alan her işletmeyle çalışır.
Panelde “aynı anda alınabilecek randevu” sayısını 1 ile 50 arasında belirlersiniz. Örneğin 8 yazarsanız aynı saate sekiz ayrı müşterinin randevusu kaydedilir; dokuzuncu müşteriye o saat uygun değil denir ve başka saat önerilir. Birebir seans veriyorsanız 1 bırakırsınız.
Çalışma saatlerinizi, molanızı, kapalı günlerinizi ve dolu saatleri hesaba katar; müşteriye en fazla üç uygun saat sunar. İsterseniz her dersten sonra 0 ile 240 dakika arasında bir hazırlık payı tanımlarsınız; bu süre boyunca bir kapasite yeri ayrılır.
Müşteri özeti gördükten sonra ayrı bir mesajla açıkça kabul etmeden (“Evet”, “Olur”, “Onaylıyorum” gibi) randevu kaydedilmez; şartlı ya da saati veya hizmeti değiştiren yanıtlar onay sayılmaz. Kayıt anında saat, süre ve fiyat yeniden kontrol edilir; bu arada saat dolmuş ya da fiyat değişmişse randevu yazılmaz, yeni bir saat önerilir. Taşıma ve iptal de onayla yapılır.
Süre ve fiyatı hizmet listenizden; adres, ne giyileceği, ilk derste neler olacağı, iptal kuralı ve paket bilgileri gibi konuları bilgi bankanızda yayımladığınız kayıtlardan alarak yanıtlar. Paketin koşullarını anlatır; müşterinin kalan seansını takip etmez.
Sunmadığınız bir dersi (ör. “hamile pilatesi var mı?”) ya da bilgi bankanızda yazmayan bir ayrıntıyı uydurmaz; müşteriye talebini işletmeye ilettiğini söyler ve soruyu müşteri talebi olarak panelinize kaydeder. Yetkiliyle görüşmek isteyen ya da şikâyet eden müşteriyi size devreder.
Dolu bir ders için “yer açılırsa haber verin” diyen müşterinin talebini bekleme listesine alır. Aynı hizmette, tercih edilen gün ve saat aralığında bir randevu iptal olursa panelinizde bildirim gösterir; müşteri haber verilmesini istediyse panel bir mesaj taslağı hazırlar, mesajı siz gönderirsiniz; panelden gönderim yalnızca müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde mümkündür. Otomatik mesaj gitmez, yer ayrılmaz. Hatırlatmayı açarsanız, iznini kaydettiğiniz müşteriye ders öncesi hatırlatma da gider; yalnızca müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde gönderilebilir.
Kapasite, aynı saatte alınabilecek en fazla randevu sayısıdır ve stüdyonun tamamı için tek sayıdır. Örneğin 8 yazdığınızda aynı saate sekiz ayrı müşterinin randevusu kaydedilir; her müşteri kendi onayını verir ve kendi randevusunu alır. 1 yazdığınızda yalnızca bir kişi alınır, yani birebir seanslar için de aynı ayar kullanılır.
Bir randevu, süresi boyunca ve varsa ders sonrası hazırlık süresi kadar bir kapasite yeri tutar. Sekreter yeri bu hesaba göre arar. Sabit ders programı tanımlanamadığı için bu yapı, ders başlangıç saatleri değişebilen ya da esnek saatlerle çalışan stüdyolara daha uygundur.
Kurulumu paneldeki rehber eşliğinde adım adım kendiniz yaparsınız. Aşağıda stüdyolar için temel dört adımı bulacaksınız; rehber bunlara ek olarak sekreterinizin üslubunu seçmenizi ve müşteriniz gibi bir deneme yapmanızı da önerir.
Kurulumda işletme türünüzü seçin; listede yoksa “Diğer” ile hizmetlerinizi süre ve fiyatıyla tanımlayın.
Reformer grup dersi, mat pilates, birebir seans gibi her dersi adı, süresi (5 ile 480 dakika arası) ve fiyatıyla hizmet olarak ekleyin. Hizmet eklerken fiyatı siz belirlersiniz; sekreter fiyatı yalnızca bu listeden söyler.
Haftalık çalışma saatlerinizi, molanızı ve kapalı günlerinizi girin. “Aynı anda alınabilecek randevu” alanına bir derse en fazla kaç kişi alabildiğinizi yazın (ör. 8 reformer, 1 birebir seans); isterseniz ders sonrası hazırlık süresini de ekleyin.
WhatsApp numaranızı QR kodla, Instagram profesyonel hesabınızı Instagram’ın izin ekranıyla bağlayın; hazır olduğunuzda otomatik yanıtı ayrıca açın. Numaranız değişmez, müşterileriniz size yine aynı numaraya ve hesaba yazar.
Benim Sekreterim, stüdyonuza WhatsApp ve Instagram’dan gelen ders ve seans mesajlarını sizin yerinize yanıtlar. Dersin süresini ve fiyatını söyler, çalışma saatlerinize ve mevcut randevulara göre en fazla üç uygun saat önerir; müşteri onayladıktan sonra randevuyu panelinizdeki takvime kaydeder.
Evet. Panelde aynı anda alınabilecek randevu sayısını 1 ile 50 arasında belirlersiniz; bu sayı dolana kadar aynı saate ayrı müşterilerin randevuları kaydedilir. Bir müşteri iki kişi için (örneğin kendisi ve arkadaşı) yazarsa her kişi için ayrı randevu önerilir; aynı saatte yeterli yer yoksa art arda saatler aranır. Bu sayı tüm stüdyo için geçerlidir, derse göre ayrı ayarlanmaz.
Hayır. Sekreter boş yeri çalışma saatlerinize ve kapasiteye göre hesaplar; belirli ders saatlerini tanımlayacağınız bir ders programı bölümü yoktur. Ders saatlerinizi bilgi bankasında yazabilirsiniz ve müşterilere bu bilgi anlatılır, ancak randevu önerileri yalnızca bu saatlerle sınırlı kalmayabilir.
Hayır. Kalan seans sayısı, paket bitiş tarihi ya da ödeme durumu tutulmaz. Paketlerinizin içeriğini ve koşullarını bilgi bankanıza yazarsanız sekreter müşterilerin paketle ilgili sorularını bu bilgiye göre yanıtlar; yazmadığınız bir ayrıntıyı uydurmaz, soruyu müşteri talebi olarak size iletir.
Her birini ayrı hizmet olarak adı, süresi ve fiyatıyla eklersiniz. Kapasite ise tek bir sayıdır ve tüm hizmetler için ortak kullanılır. Kapasiteyi grup büyüklüğüne göre ayarlarsanız birebir seans için de aynı saate o sayıda kişi yazılabilir; birebir seansı tek kişiyle sınırlamak için ayrı bir kapasite tanımlanamaz. İkisini aynı stüdyoda sunuyorsanız bu sınırı bilerek kurun.
Evet. Dolu bir saat için “yer açılırsa haber verin” diyen müşteri bekleme listesine alınır. Aynı hizmette, istediği gün ve saat aralığında bir randevu iptal olursa panelinizde bildirim görürsünüz; müşteri haber verilmesini istediyse panel bir mesaj taslağı hazırlar, mesajı siz gönderirsiniz. Müşteriye otomatik mesaj gitmez ve yer ayrılmaz; taslağı siz gönderirsiniz ve panelden gönderim yalnızca müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde mümkündür.
Hayır. Stüdyoda randevular ortak takvime ve aynı anda alınabilecek randevu sayısına göre planlanır; müşteri belirli bir eğitmeni seçemez.
Derslerinizi, fiyatlarınızı, çalışma saatlerinizi ve kapasitenizi tanımlayın; WhatsApp ve Instagram’dan gelen mesajları Benim Sekreterim karşılasın.